Rechnung schreiben in Österreich: alle Pflichtangaben
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Kurz gesagt
- Bis 400 € brutto reicht eine Kleinbetragsrechnung mit sechs Angaben.
- Darüber brauchst du unter anderem Name und Anschrift deines Kunden, eine fortlaufende Nummer und deine UID-Nummer.
- Ab 10.000 € brutto kommt die UID-Nummer deines Kunden dazu.
- Kleinunternehmer schreiben statt Steuersatz und Steuerbetrag einen Hinweis auf die Steuerbefreiung.
Die Pflichtangaben im Überblick
Welche Angaben auf eine Rechnung müssen, regelt § 11 des Umsatzsteuergesetzes. Wie viele es sind, hängt vom Gesamtbetrag inklusive Umsatzsteuer ab.
| Angabe | bis 400 € | über 400 € | über 10.000 € |
|---|---|---|---|
| Name und Anschrift von dir | ja | ja | ja |
| Name und Anschrift deines Kunden | – | ja | ja |
| Menge und Bezeichnung der Ware bzw. Art und Umfang der Leistung | ja | ja | ja |
| Datum oder Zeitraum der Lieferung bzw. Leistung | ja | ja | ja |
| Entgelt und Steuersatz, bei Steuerbefreiung ein Hinweis darauf | Gesamtbetrag und Steuersatz | ja | ja |
| Steuerbetrag | – | ja | ja |
| Ausstellungsdatum | ja | ja | ja |
| Fortlaufende Rechnungsnummer | – | ja | ja |
| Deine UID-Nummer | – | ja | ja |
| UID-Nummer deines Kunden | – | – | ja |
Die Angaben im Detail
Fortlaufende Rechnungsnummer
Jede Rechnung bekommt eine Nummer, die nur ein einziges Mal vergeben wird. Du darfst mehrere Nummernkreise verwenden, zum Beispiel einen pro Jahr: 2026-001, 2026-002 und so weiter.
Liefer- oder Leistungsdatum
Ist es gleich dem Rechnungsdatum, genügt der Vermerk „Rechnungsdatum entspricht Liefer- bzw. Leistungsdatum“. Bei längeren Aufträgen gibst du den Zeitraum an, etwa „Leistungszeitraum 1. bis 15. Oktober 2026“.
Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag
Du nennst den Nettobetrag, den Steuersatz (in der Regel 20 %, für manche Leistungen 13 % oder 10 %) und den Steuerbetrag. Rechnest du in einer fremden Währung ab, steht der Steuerbetrag zusätzlich in Euro auf der Rechnung.
UID-Nummern
Deine eigene UID-Nummer gehört auf jede Rechnung über 400 €. Die UID-Nummer deines Kunden brauchst du, wenn der Gesamtbetrag 10.000 € übersteigt und die Leistung für sein Unternehmen ist. Bei Reverse Charge und bei Lieferungen in andere EU-Länder steht sie unabhängig vom Betrag auf der Rechnung, zusammen mit dem Hinweis, dass die Steuerschuld auf den Kunden übergeht.
Rechnungen als Kleinunternehmer
Als Kleinunternehmer weist du keine Umsatzsteuer aus. Statt Steuersatz und Steuerbetrag schreibst du einen Hinweis auf die Steuerbefreiung auf die Rechnung, zum Beispiel „Umsatzsteuerbefreit – Kleinunternehmer gemäß § 6 Abs. 1 Z 27 UStG“. Eine UID-Nummer musst du nicht angeben. Mehr dazu im Ratgeber Kleinunternehmerregelung.
Zusatzangaben für eingetragene Unternehmen
Bist du im Firmenbuch eingetragen, etwa als e.U., verlangt § 14 UGB auf Geschäftsbriefen und damit auch auf Rechnungen zusätzlich: Firma, Rechtsform, Sitz, Firmenbuchnummer und Firmenbuchgericht.
Muster: Rechnung eines Kleinunternehmers
So kann eine vollständige Rechnung über 400 € aussehen. Name, Adressen und Bankverbindung sind ausgedacht.
Anna Muster · Grafikdesign
Musterstraße 1, 1010 Wien
Rechnung Nr. 2026-014
Rechnungsdatum: 23.10.2026
Leistungszeitraum: 1.–15.10.2026
An: Studio Berger GmbH, Beispielgasse 5, 8010 Graz
| Logo-Entwicklung, Pauschale | 900,00 € |
| Visitenkarten-Layout, 2 Stunden à 60,00 € | 120,00 € |
| Gesamtbetrag | 1.020,00 € |
Umsatzsteuerbefreit – Kleinunternehmer gemäß § 6 Abs. 1 Z 27 UStG
Zahlbar bis 6.11.2026 auf IBAN AT00 0000 0000 0000 0000.
Wie lange musst du Rechnungen aufbewahren?
Sieben Jahre (§ 132 BAO) – das gilt für Papier- und elektronische Rechnungen gleichermaßen. Elektronische Rechnungen müssen in dieser Zeit lesbar bleiben, und es muss erkennbar sein, dass sie echt und unverändert sind.
Fehler auf der Rechnung?
Berichtigen darf nur, wer die Rechnung ausgestellt hat. Üblich ist eine Stornorechnung, die sich auf die ursprüngliche Nummer bezieht, und danach eine neue, richtige Rechnung mit neuer Nummer.
So hilft dir Chefbuch
Chefbuch prüft jede Rechnung vor dem Abschicken gegen § 11 UStG. Fehlt eine Pflichtangabe, siehst du es sofort. Die Nummern vergibt Chefbuch fortlaufend, auch wenn du auf mehreren Geräten arbeitest.
Für den Early Access bewerbenQuellen
- WKO: Erfordernisse einer Rechnung
- RIS: § 11 Umsatzsteuergesetz 1994
- RIS: § 14 Unternehmensgesetzbuch
- RIS: § 132 Bundesabgabenordnung
Dieser Ratgeber gibt einen Überblick und ersetzt keine Steuerberatung. Für deinen Einzelfall frag deine Steuerberaterin oder deinen Steuerberater.