Rechnungen und Angebote schreiben
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Kurz gesagt
- Über „Neu“ legst du Rechnung, Angebot, Auftragsbestätigung oder Lieferschein an.
- Beim Festschreiben prüft Chefbuch die Pflichtangaben und vergibt die fortlaufende Nummer. Danach ist die Rechnung unveränderlich.
- Verschickt wird direkt per Mail. Mit hinterlegter IBAN steht ein QR-Code zum Bezahlen auf jeder Rechnung.
- Offene Rechnungen siehst du unter Geld → Offen; eine Zahlungserinnerung geht mit einem Klick.
Kunden und Produkte
Kunden legst du unter Rechnungen → Kunden an oder direkt beim Schreiben einer Rechnung. Für Firmenkunden in der EU prüft Chefbuch die UID-Nummer auf Wunsch bei der EU (VIES). Was du oft verkaufst, speicherst du unter Produkte mit Preis und Steuersatz; in der Rechnung wählst du es dann aus.
Rechnung anlegen
- „Neu“ → „Rechnung“ wählen.
- Kunden auswählen, Leistungsdatum oder -zeitraum eintragen.
- Positionen hinzufügen: aus deinen Produkten oder frei mit Menge und Preis.
- Vorschau ansehen und „Festschreiben“.
Solange eine Rechnung ein Entwurf ist, kannst du alles ändern. Der Check-up erinnert dich an Entwürfe, die älter als zwei Wochen sind.
Festschreiben: Nummer und Pflichtangaben
Beim Festschreiben vergibt Chefbuch die nächste fortlaufende Nummer (zum Beispiel RE-2026-0007) und prüft die Pflichtangaben nach § 11 UStG. Welche das sind, hängt vom Betrag ab: Bis 400 € brutto reicht eine Kleinbetragsrechnung mit weniger Angaben; über 10.000 € brutto gehört bei Firmenkunden im Inland auch deren UID-Nummer drauf. Alles dazu steht im Ratgeber Rechnung schreiben.
Eine festgeschriebene Rechnung lässt sich nicht mehr ändern, so verlangt es das Gesetz. Für Korrekturen gibt es Storno und Gutschrift: Chefbuch legt dafür ein eigenes Dokument mit Bezug auf die Rechnung an.
Verschicken
Mit „Senden“ geht die Rechnung als PDF per Mail an deinen Kunden – je nach Einstellung direkt aus deinem Microsoft- oder Gmail-Postfach, über deinen eigenen Mailserver oder über das Teilen-Menü deines Geräts. Wie du den Versand einrichtest, steht unter Mailversand. Den Mailtext kannst du vor dem Senden anpassen.
Vorlagen, Logo und Farbe
Unter Einstellungen → Dokumente & E-Mail wählst du das Aussehen deiner Rechnungen: Elegant (Standard), Modern oder Klassisch, dazu eine Farbe und dein Logo. Pflichtangaben und QR-Code sind in jeder Vorlage gleich. Im kostenlosen Plan Starter steht die Vorlage Elegant zur Verfügung, mit Pro alle drei.
Vom Angebot zur Rechnung
Ein Angebot wandelst du mit einem Klick in eine Auftragsbestätigung oder Rechnung um; Positionen und Kunde werden übernommen. Mehrere Lieferscheine fasst du zu einer Sammelrechnung zusammen. Angebote, die seit über zwei Wochen offen sind, zeigt dir der Check-up – kurz nachfragen bringt oft den Auftrag.
Bezahlt? Offene Posten und Erinnerungen
Unter Geld → Offen siehst du alle unbezahlten Rechnungen mit Fälligkeit. Ist eine überfällig, schickst du mit einem Klick eine freundliche Zahlungserinnerung, später eine Mahnung. Zahlungen markierst du von Hand oder lässt sie vom Bankabgleich zuordnen.
Wiederkehrende Rechnungen
Für Wartungsverträge, Retainer oder Miete legst du unter Rechnungen → Serien eine Serie an: monatlich, quartalsweise oder jährlich. Chefbuch legt die Rechnungen zum Termin an und schreibt sie je nach Einstellung gleich fest und verschickt sie (Pro).
Alte Rechnungen übernehmen
Wechselst du von einem anderen Programm oder von Word und Excel? Unter Rechnungen → „Alte Rechnungen übernehmen“ ziehst du PDFs oder Fotos deiner bisherigen Rechnungen hinein. Chefbuch liest Kunde, Nummer, Datum und Betrag aus, damit Umsatz, Kleinunternehmergrenze und offene Posten von Anfang an stimmen. Fotografierst du unter Ausgaben versehentlich eine eigene Rechnung, erkennt Chefbuch deine Firma im Briefkopf und bietet an, sie als Einnahme zu übernehmen.
Noch Fragen?
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