Rechnungen per Mail verschicken
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Kurz gesagt
- Mit einem Microsoft- oder Google-Konto verschickst du direkt aus deinem Postfach, ohne Einrichtung.
- Für andere Anbieter trägst du unter Einstellungen → Verbindungen deinen Mailserver (SMTP) ein.
- Das Teilen-Menü geht immer: Das PDF landet in der Mail-App deines Geräts.
Die Versandwege
| Weg | Für wen | Einrichtung |
|---|---|---|
| Microsoft 365 / Outlook | Anmeldung mit Microsoft | Keine; beim ersten Versand einmal zustimmen. Die Mail liegt danach in „Gesendete Elemente“. |
| Gmail | Anmeldung mit Google | Google fragt beim ersten Versand einmal nach der Erlaubnis. |
| Eigener Mailserver (SMTP) | A1, GMX, World4You, IONOS, eigene Domain … | Server, Benutzer und Passwort unter Einstellungen → Verbindungen |
| Resend | Eigene Domain mit Resend-Konto | Eigener API-Schlüssel unter Verbindungen |
| Teilen | Alle | Keine; das PDF geht über das Teilen-Menü in deine Mail-App. |
SMTP einrichten
Unter Einstellungen → Verbindungen → Eigener Mailserver (SMTP) wählst du deinen Anbieter; Server, Port und Verschlüsselung trägt Chefbuch dann selbst ein. Danach Benutzer, Passwort und Absenderadresse eingeben und eine Testmail schicken.
| Anbieter | Server | Port | Hinweis |
|---|---|---|---|
| Gmail | smtp.gmail.com | 465 (TLS) | Mit App-Passwort (Google-Konto → Sicherheit → Bestätigung in zwei Schritten → App-Passwörter), nicht dem normalen Passwort. |
| GMX | mail.gmx.net | 587 (STARTTLS) | Vorher in GMX unter E-Mail → Einstellungen → POP3/IMAP den externen Zugriff erlauben. |
| WEB.DE | smtp.web.de | 587 (STARTTLS) | Vorher den Zugriff über POP3/IMAP erlauben. |
| A1 | smtp.a1.net | 587 (STARTTLS) | Benutzername ist die volle A1-Mailadresse. |
| World4You | smtp.world4you.com | 587 (STARTTLS) | Benutzername ist die volle Mailadresse. |
| IONOS | smtp.ionos.de | 587 (STARTTLS) | Benutzername ist die volle Mailadresse. |
Deine Zugangsdaten liegen verschlüsselt in deinem Tresor. Beim Versand gehen sie einmal durch unsere Brücke zum Mailserver und werden dort nicht gespeichert. Port 25 ist aus technischen Gründen nicht möglich.
Aussehen der Mails
Unter Einstellungen → Dokumente & E-Mail wählst du zwischen Brief, Marke (mit Logo und Farbbalken) und Schlicht. Im kostenlosen Plan Starter steht unter jeder Mail dezent „Versendet mit Chefbuch“, mit Pro nicht.
Wenn es nicht klappt
- Anmeldung beim Mailserver fehlgeschlagen: Benutzer ist fast immer die volle Mailadresse. Bei Gmail brauchst du ein App-Passwort, bei GMX und WEB.DE den freigeschalteten externen Zugriff.
- Mail landet beim Kunden im Spam: Bei eigener Domain prüfen, ob SPF und DKIM für deinen Mailserver eingetragen sind; das macht dein Anbieter oder wer deine Domain betreut.
- Microsoft fragt erneut nach Zustimmung: Das passiert, wenn der Versand neu erlaubt werden muss, etwa nach einer Passwortänderung. Einmal bestätigen, dann geht es weiter.
Noch Fragen?
Schreib uns an [email protected] oder tippe in der App auf „Fehler melden“. Wir antworten persönlich.