Formulare und Add-ins: Anfragen direkt ins CRM

Stand: 29. Oktober 2026 · 5 Minuten Lesezeit

So funktioniert es

Für jede Verbindung legt Chefbuch einen eigenen Eingang mit Schlüssel an. Der Verbindungscode enthält die Adresse des Eingangs, ein Zugangstoken und den öffentlichen Schlüssel deines Tresors. Damit kann das Plugin bzw. Add-in Anfragen senden, aber nichts lesen. Beim Öffnen von „Verkauf“ holt Chefbuch neue Anfragen ab und legt an:

• einen Kontakt (Status Lead) – oder ordnet die Anfrage einem bekannten Kontakt zu, wenn die E-Mail-Adresse schon da ist,
• die Nachricht als Notiz bzw. E-Mail im Verlauf,
• bei Anfragen von der Website einen Deal „Anfrage: …“ und die Aufgabe „Anfrage beantworten“ für heute.

WordPress: Kontaktformular

1. Plugin herunterladen: chefbuch-wordpress.zip.
2. In WordPress: Plugins → Installieren → Plugin hochladen → Datei wählen → Jetzt installieren → Aktivieren.
3. In Chefbuch: Verkauf → Formulare & Add-ins → WordPress → Einrichten, Verbindungscode kopieren.
4. In WordPress: Einstellungen → Chefbuch, Code einfügen, speichern und „Testanfrage senden“.
5. Auf deine Kontaktseite den Shortcode [chefbuch_formular] setzen – oder ein vorhandenes Formular anhaken: Contact Form 7, WPForms, Elementor Pro oder Gravity Forms.

Das Plugin verschlüsselt jede Anfrage schon auf deiner Website (braucht PHP 7.4 mit OpenSSL, bei fast allen Hostern Standard). Ist Chefbuch kurz nicht erreichbar, wartet die verschlüsselte Anfrage und wird stündlich erneut gesendet. Das eigene Formular hat Spamschutz (verstecktes Feld, Mindestdauer) und eine Pflicht-Zustimmung zur Datenschutzerklärung.

Outlook (Microsoft 365, Outlook.com)

1. In Outlook „Apps“ bzw. „Add-Ins abrufen“ öffnen → Meine Add-Ins → Benutzerdefiniertes Add-In hinzufügen → Aus URL.
2. Adresse einfügen: https://app.chefbuch.at/outlook/manifest.xml
3. Eine Mail öffnen, „In Chefbuch“ wählen und beim ersten Mal den Verbindungscode einfügen (Verkauf → Formulare & Add-ins → Outlook).

Das Add-in liest nur die gerade geöffnete Mail, und nur wenn du auf „In Chefbuch übernehmen“ klickst. Name, E-Mail und eine Vermutung zur Firma (aus der Domain) sind vorausgefüllt; auf Wunsch legst du gleich einen Deal an. Verschlüsselt wird im Add-in. In Firmen-Postfächern kann der Administrator benutzerdefinierte Add-ins sperren – dann muss er es für dich freigeben.

Gmail

1. Skript herunterladen: chefbuch-gmail.zip und entpacken.
2. Auf script.google.com „Neues Projekt“ anlegen. Den Inhalt von Code.gs einfügen. Unter Projekteinstellungen „appsscript.json im Editor anzeigen“ einschalten und den Inhalt von appsscript.json einfügen.
3. Bereitstellen → Test-Bereitstellungen → Gmail → Installieren. Beim ersten Öffnen fragt Google nach der Erlaubnis für „geöffnete Mail lesen“ und „externe Dienste aufrufen“.
4. In Gmail eine Mail öffnen, rechts auf das Chefbuch-Symbol klicken und den Verbindungscode einfügen (Verkauf → Formulare & Add-ins → Gmail).

Das Add-on läuft in deinem eigenen Google-Konto und liest nur die geöffnete Mail. Weil Google-Skripte die Verschlüsselung deines Tresors nicht selbst können, geht die Anfrage per HTTPS an Chefbuch und wird dort sofort verschlüsselt; der Klartext wird nicht gespeichert.

Datenschutz auf deiner Website

Wer dir über das Formular schreibt, sollte das in deiner Datenschutzerklärung lesen können. Ein Vorschlag zum Anpassen:

„Anfragen über das Kontaktformular verarbeite ich zur Bearbeitung der Anfrage und für vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Sie werden verschlüsselt an meine Buchhaltungs- und Kundenverwaltung Chefbuch (DEF.S3C e.U., Villefortgasse 11, 8010 Graz) übermittelt, die sie bis zur Abholung höchstens 30 Tage verschlüsselt bei Cloudflare speichert, und in meinem eigenen Cloud-Speicher abgelegt. Ich lösche die Daten, wenn sie für die Anfrage nicht mehr nötig sind, spätestens nach Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.“

Verbindung trennen

Unter Verkauf → Formulare & Add-ins beim Eingang auf den Papierkorb klicken. Der Code ist dann ungültig, und noch nicht abgeholte Anfragen werden gelöscht. Für eine neue Verbindung einfach erneut „Einrichten“.

Weitere Anleitungen

• Erste Schritte
• Rechnungen und Angebote
• Belege und Ausgaben
• Bank und Kontoauszüge
• Inventar und Anlagenverzeichnis
• Verkauf mit dem CRM
• Mailversand
• Steuer, Rücklage und Check-up