Belege und Ausgaben erfassen
Stand: · 5 Minuten Lesezeit
Kurz gesagt
- Foto oder PDF genügt: Chefbuch liest Lieferant, Datum, Betrag und Steuer aus dem Beleg.
- Lieferanten, die du schon hattest, erkennt Chefbuch wieder und übernimmt Kategorie und Steuersatz – änderbar bleibt alles.
- Jede Kategorie gehört zu einer Kennzahl der Beilage E 1a. So ist die Steuererklärung am Ende schon fertig sortiert.
- Das Arbeitsplatzpauschale zählt ohne Beleg automatisch mit.
Beleg erfassen
Unter Geld → Ausgaben auf „Ausgabe“ tippen und ein Foto machen oder ein PDF wählen. Chefbuch liest den Beleg auf deinem Gerät aus:
- Kassenbons mit dem QR-Code der Registrierkasse: Datum, Betrag und Steuer kommen direkt aus dem Code.
- E-Rechnungen (ZUGFeRD, XRechnung): alle Daten aus der Rechnung selbst.
- PDFs und Fotos: Texterkennung für Lieferant, Datum, Betrag und Steuersatz (Belegerkennung im Plan Pro).
Prüf kurz, ob alles stimmt, und speichere. Der Beleg liegt danach verschlüsselt in deinem Tresor und lesbar im Archiv. Belege musst du sieben Jahre aufbewahren (§ 132 BAO); das Papier darfst du wegwerfen, wenn das Foto gut lesbar ist.
Lieferanten wiedererkennen
Hattest du einen Lieferanten schon einmal, übernimmt Chefbuch Kategorie, Steuersatz und Zweck von deiner letzten Ausgabe. Für bekannte Anbieter wie Druckereien, Hoster oder Software-Abos gibt es schon beim ersten Mal einen Vorschlag. Passt etwas nicht, änderst du es einfach; beim nächsten Mal merkt sich Chefbuch deine Wahl.
Kategorie und Kennzahl
Die Kategorie bestimmt, in welcher Kennzahl der Beilage E 1a die Ausgabe landet. Die wichtigsten:
| Kategorie | Kennzahl | Beispiele |
|---|---|---|
| Software, Cloud, Abos; Telefon, Internet; Fortbildung; Büromaterial | 9230 | Microsoft 365, Hosting, Handy, Kurse, Bücher |
| Miete, Leasing | 9180 | Büro, Coworking, Geschäftsadresse |
| Reisen, Fahrten, Diäten | 9160 | Bahn, Hotel, Kilometergeld (0,50 € je km) |
| Werbung, Marketing | 9200 | Flyer, Anzeigen, Website, Messen |
| Bewirtung | 9200 | Geschäftsessen mit Werbezweck, zur Hälfte abzugsfähig |
| Geringwertige Wirtschaftsgüter | 9130 | Anschaffungen bis 1.000 €, sofort abgesetzt |
| SVS-Beiträge | 9225 | Pensions-, Kranken- und Unfallversicherung |
Unter „Wofür das Geld ging“ siehst du deine größten Kategorien; ein Klick filtert die Liste. Landet viel unter „Sonstige“, weist dich der Check-up darauf hin.
Privatanteil
Nutzt du Handy, Internet oder Laptop auch privat, trägst du den privaten Anteil in Prozent an der Ausgabe ein. Chefbuch zieht ihn von der Betriebsausgabe und, wenn du Umsatzsteuer verrechnest, auch von der Vorsteuer ab.
Vorsteuer
Bist du Kleinunternehmer, zählt jede Ausgabe brutto, Vorsteuer gibt es keine. Verrechnest du Umsatzsteuer, rechnet Chefbuch die Vorsteuer aus Betrag und Satz heraus; stimmt sie nicht (etwa bei Belegen mit 10 % und 20 %), trägst du sie von Hand ein. Bei Kfz-Kosten für Pkw und Kombi setzt Chefbuch die Vorsteuer auf null, denn dafür gibt es keinen Vorsteuerabzug; bei Elektroautos trägst du sie selbst ein.
Geringwertige Wirtschaftsgüter und Anlagen
Anschaffungen bis 1.000 € (netto, wenn du Umsatzsteuer verrechnest) setzt du als geringwertiges Wirtschaftsgut sofort ab. Was mehr kostet, wählst du als Anlage: Chefbuch schreibt es über die Nutzungsdauer ab (zum Beispiel Laptop 3 Jahre, Büromöbel 10 Jahre) und führt das Anlagenverzeichnis.
Wiederkehrende Ausgaben
Miete, Software-Abos oder Versicherungen legst du einmal unter Ausgaben → Wiederkehrend an. Chefbuch bucht sie zum Termin und zeigt deine Fixkosten pro Monat. Den Beleg hängst du an, sobald die Rechnung da ist.
Pauschalen ohne Beleg
- Arbeitsplatzpauschale: Arbeitest du für dein Unternehmen von zuhause und hast keinen anderen Raum dafür, zählen 1.200 € oder 300 € im Jahr als Ausgabe. Chefbuch trägt sie nach deinen Antworten im Start-Assistenten ein; ändern kannst du das unter Steuern → Steuer. Mehr dazu unter Steuer und Rücklage.
- Kilometergeld: Fahrten mit dem privaten Auto für dein Unternehmen mit 0,50 € je Kilometer. Dafür brauchst du ein Fahrtenbuch statt Belegen.
Noch Fragen?
Schreib uns an [email protected] oder tippe in der App auf „Fehler melden“. Wir antworten persönlich.